BCC Charte

 Règlements administratifs

portant sur le fonctionnement du

Club de curling de Brownsburg 

 

Table des matières

• Article 1 – Généralités
• Article 2 – Statut
• Article 3 – Adhésion
• Article 4 – Assemblées des membres
• Article 5 – Conseil d’administration
• Article 6 – Services financiers
• Article 7 – Autres dispositions
• Article 8 – Entrée en vigueur

 

IL EST DÉCRÉTÉ que les dispositions suivantes constituent les règlements administratifs du Club de curling de Brownsburg :

 

Article 1 – Généralités

1.1  Désignations

 Dans les présents règlements, les expressions suivantes sont désignées en ces termes :

 a. Le Club de Curling de Brownsburg : l’organisme ;

 b. Conseil d’administration : le Conseil ;

 c. Titulaires de charge : administrateurs ;

1.2. Définitions

 À moins que le contexte n’indique un sens différent, dans les présents règlements administratifs ainsi que tout autre règlement de l’organisme:

1. « Assemblée des membres » s'entend d'une assemblée annuelle ou d’une
   « Assemblée extraordinaire » de tous les membres de l’organisme ayant droit de vote ;
2. « Loi » désigne la Loi sur les compagnies du Québec, Partie III y compris les règlements pris en vertu de celle-ci et toute loi ou tout règlement qui pourrait les remplacer, ainsi que leurs modifications ;
3. « Proposition » s'entend d'une proposition présentée par un membre de l’organisme ;
4. « Règlement » désigne tout règlement pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mises à jour, qui sont en vigueur ;
5. « Règlements administratifs » désignent les présents règlements administratifs et tous les autres règlements administratifs de l'organisme ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur ;
6. « Résolution extraordinaire » s'entend d'une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées ;
7. « Résolution ordinaire » s'entend d'une résolution adoptée à la majorité simple (plus de 50 %) des voix exprimées ;
8. « Statuts » désignent les statuts constitutifs de l’organisme.

1.3. Interprétation

 Les présents règlements administratifs devront s’interpréter de façon à en permettre l’exécution et à ne pas nuire à la raison d’être de l’organisme.

Les termes utilisés dans les présents règlements administratifs au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement.

Le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme non doté d'une personnalité morale.

Autrement que tel que spécifié au point 1.2 ci-haut, les mots et les expressions définis dans la Loi ont la même signification lorsqu'ils sont utilisés dans les présents règlements administratifs.

 Article 2 – Statut

2.1  Dénomination sociale

 La dénomination sociale de la personne morale est « LE CLUB DE CURLING DE BROWNSBURG ».

2.2  Siège social

 Le siège social de l’organisme est établi à Brownsburg-Chatham, Québec, à l’endroit désigné par le Conseil.

2.3  Raison d’être

 Le Club de curling de Brownsburg est un organisme à but non lucratif dont la mission première est de promouvoir la pratique récréative et le développement du curling dans la région de Brownsburg-Chatham, en administrant les activités s’y rattachant et en gérant les infrastructures nécessaires. Pour ce faire, il encourage l’implication de ses membres, met de l’avant des valeurs de fraternité et de camaraderie et incite le sens de collectivité dans la région.

2.4. Sceau de l'organisme

 L'organisme peut avoir son propre sceau, qui doit être approuvé par le Conseil. Le Secrétaire de l'organisme est le dépositaire de tout sceau approuvé par le Conseil.

 Article 3 – Adhésion

3.1 Conditions d'adhésion

 L'organisme compte cinq (5) catégories de membres, comme définies ci-après.

Le Conseil peut à sa discrétion limiter le nombre de membres dans chaque catégorie afin d’offrir un usage optimal et équitable des infrastructures disponibles.

L’adhésion se fait par écrit au siège social de l’organisme durant la période désignée par le Conseil. Si le nombre de demandes d’adhésion excède la capacité de l’organisme, celles-ci seront traitées sur la base de la date de réception et la priorité sera donnée au:

1. Renouvèlement ;
2. Conjoint et enfants d’un membre actif ;
3. Ancien membre actif d’un autre club de curling ;
4. Tout autre particulier.

 3.1.1 Membres actifs

 Le titre de membre actif est réservé aux particuliers qui désirent pratiquer le curling et qui défraient les couts d’adhésion leur donnant droit aux bénéfices du club pour lesquels ils souscrivent.
 La période d'adhésion d'un membre actif est d’au plus une (1) année, avec possibilité de renouvèlement en conformité avec les politiques de l'organisme.
Les membres actifs ont le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres, d'assister à ces assemblées et d'y exercer leur droit de vote.

3.1.2 Membres Juniors 

 Les enfants âgés de 13 à 17 ans lors de la demande d’adhésion peuvent être admis comme membres juniors et profiter des bénéfices du Club en défrayant les couts d’adhésion établis par le Conseil. 

La période d'adhésion d'un membre junior est d’au plus une (1) année, avec possibilité de renouvèlement en conformité avec les politiques de l'organisme.

Les membres juniors n’ont pas de droit de vote.

 3.1.3 Membres sociaux

 Le titre de membre social est réservé aux particuliers qui ne désirent pas pratiquer le curling mais qui ont des affinités avec la raison d’être de l’organisme et qui désirent s’y impliquer. Ces personnes défraient un montant forfaitaire établi par le Conseil leur donnant accès au club.

La période d'adhésion d'un membre social est d’au plus une (1) année, avec possibilité de renouvèlement en conformité avec les politiques de l'organisme.

Un membre social n'a pas le droit de recevoir un avis des assemblées des membres, d'assister à ces assemblées ni d'y exercer un droit de vote.

 3.1.4 Membres honoraires

 Le titre de membre honoraire peut être attribué à un particulier qui a contribué de façon exceptionnelle à la raison d’être de l’organisme. Ces personnes ont les mêmes privilèges qu’un membre social mais ne défraient aucun montant forfaitaire.

L’attribution du titre de membre honoraire se fait sur recommandation au Conseil qui entérine la recommandation.  La période d'adhésion d'un membre honoraire est à vie.

Un membre honoraire n'a pas le droit de recevoir un avis des assemblées des membres, d'assister à ces assemblées ni d'y exercer un droit de vote.

 3.1.5 Membres fondateurs

 Toute personne qui était actionnaire du Club de Curling de Brownsburg Limitée en date du 19 février 2019 (date de sanction de la Loi 209) est automatiquement déclarée membre fondateur et obtient à ce titre les mêmes droits qu’un membre honoraire. 

 3.1.6 Visiteurs

 À la discrétion du Conseil, les visiteurs peuvent obtenir de façon temporaire accès aux bénéfices de l’organisme incluant la possibilité de jouer au curling en défrayant les couts établis par le Conseil.

 3.1.7 Limitation des membres

 Le Conseil peut limiter le nombre de membres autorisé à participer aux diverses activités de l’organisme et peut de temps en temps modifier ces  limites comme il le juge approprié.

3.2.  Droits d'adhésion

 Les droits d'adhésion et les modalités de remboursement sont déterminés et publiés annuellement par le Conseil. 

Tous les droits d’adhésion doivent être payés dans un délai d'un (1) mois suivant la date d’inscription. Si ce délai n’est pas respecté, l’adhérant sera privé automatiquement de son statut de membre.

3.3 Fin de l'adhésion

 Le statut de membre prend fin dans l'un ou l'autre des cas suivants :

1. L’expiration de la période d'adhésion ;
2. L’omission par le membre de payer les droits d’adhésion dans les délais prescrits;
3. L'expulsion ou la suspension du membre ;
4. La démission signifiée par écrit au Secrétaire ;
5. La liquidation ou la dissolution de l'organisme en vertu de la Loi.

La fin de l'adhésion entraine automatiquement la fin des droits du membre.

3.4 Mesures disciplinaires

 Le Conseil est autorisé à suspendre ou expulser un membre pour l'une ou l'autre des raisons suivantes :

1. La violation d'une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l'organisme ;
2. Une conduite jugée préjudiciable à l'organisme, selon l'avis du Conseil, à son entière discrétion ;
3. Toute autre raison jugée raisonnable par le Conseil en considération de la raison d’être de l'organisme.

 Si le Conseil détermine qu'un membre doit être suspendu ou expulsé, un avis écrit motivant les raisons de la suspension ou de l’expulsion lui sera transmis quinze (15) jours avant la date exécutoire. Le membre peut transmettre au président, ou tout autre membre du Conseil désigné par celui-ci, une réponse écrite à l'avis reçu.

Si aucune réponse n’est reçue avant la date exécutoire de l’avis, le président, ou tout autre membre du Conseil désigné par celui-ci, informera le membre par écrit qu'il est suspendu ou exclu de l’organisme.

Si une réponse écrite est reçue avant la date exécutoire de l’avis, le Conseil l'examinera pour en arriver à une décision finale et il en informera le membre par écrit dans un délai de quinze (15) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du Conseil sera alors finale et exécutoire et le membre n'aura aucun droit d'appel.

3.5 Modifications

 Une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour créer de nouvelles catégories de membre, modifier les droits qui leurs sont dévolus ou toute modalité décrite ci-haut. 

 Article 4 – Assemblées des membres

 4.1 Composition des assemblées

 Les personnes en droit d'assister à une assemblée des membres sont les membres actifs, les membres du Conseil et les personnes dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des règlements administratifs de l'organisme. Toute autre personne ne peut être admise que sur invitation du président de l'assemblée ou par résolution des membres.

 4.2 Président d'assemblée

 Si le président et le vice-président du Conseil sont absents, les membres présents qui sont habiles à voter à l'assemblée choisissent l'un d'entre eux pour présider l'assemblée.

 4.3 Quorum

 Le quorum de toute assemblée est composé de 20% des membres habiles à voter à l'assemblée. 

Il suffit que le quorum soit atteint à l'ouverture de l'assemblée pour que les membres puissent délibérer.

 4.4 Vote

 Le vote se prend à main levée ou, sur demande, au scrutin secret.

Chaque membre actif dispose d’un droit de vote. Les décisions se prennent à la majorité simple des voix exprimées des membres présents, sauf lorsque la loi ou les règlements de l’organisme le stipulent autrement (résolution extraordinaire). Dans ce cas, les décisions se prennent à la majorité double (2 tiers) des voix exprimées des membres présents. 

La voix du président du Conseil est prépondérante en cas d’égalité des votes.

 4.4.1 Vote des membres absents

 Tout membre habile à voter à une assemblée des membres peut exercer ce droit par procuration, par bulletin de vote envoyé par la poste ou par tout autre moyen de communication jugé pertinent par le Conseil.
Une décision prise en assemblée ne peut être contestée sous prétexte qu’une personne n’a pas reçu d’avis de convocation.

 4.5 Assemblée annuelle

 L’assemblée annuelle des membres a lieu à la date et à l’heure fixée par le Conseil, mais avant l’expiration de six (6) mois suivant la fin de l’année financière en cours et avant le début de la saison de curling.  Elle est tenue au siège social de l’organisme ou à tout autre endroit désigné par le Conseil.

 4.5.1 Pouvoir de l’assemblée annuelle

 L’assemblée annuelle décide des politiques générales et orientations de l’organisme; elle adopte le rapport financier annuel (états financiers); elle adopte les présents règlements; elle vote sur toute résolution excédant les compétences du Conseil et elle procède à l’élection des membres du Conseil.

 L’assemblée annuelle ne peut engager l’organisme que dans les limites de son budget.

 4.5.2 Avis de convocation

 L’assemblée annuelle des membres est convoquée au moyen d'un avis indiquant la date, l'heure, et l'endroit de l’assemblée. Cet avis est transmis par le Secrétaire à chaque membre actif par tout moyen de communication jugé pertinent par le Conseil, au moins dix (15) jours avant la date fixée pour sa tenue.

 4.6 Assemblée extraordinaire

 Le Conseil peut, selon les besoins, convoquer par résolution une assemblée extraordinaire des membres, au lieu, date et heure qu'il fixe. Le Secrétaire est alors tenu de convoquer ladite assemblée.

 4.6.1 Avis de convocation

 L'avis de convocation doit énoncer le but de l’assemblée extraordinaire et doit être affiché sur le tableau des activités de l'organisme ainsi qu’être transmis par le Secrétaire à chaque membre actif, au moins dix (10) jours avant sa tenue.
Seuls les sujets mentionnés à l’ordre du jour transmis dans l’avis de convocation peuvent être traités lors de l’assemblée extraordinaire.

 Article 5 – Conseil d’administration

 5.1 Compétences du Conseil

 Le Conseil est constitué pour:

1. Établir les politiques et orientations de l’organisme ;
2. Administrer les biens de l’organisme ;
3. Approuver les prévisions budgétaires ;
4. Étudier et décider tout ce qui se rapporte à l'observance des règlements et à la mise en pratique des principes de l’organisme ;
5. Exercer tous les pouvoirs de l’organisme, sauf ceux qui sont réservés expressément par la Loi aux membres ;
6. Étudier et décider, si requis, toute affaire qui lui est référée lors d’une assemblée des membres (annuelle ou extraordinaire), à laquelle il doit faire rapport.

 En outre, le Conseil peut, lorsqu’il le juge opportun :

1.  Engager ou congédier tout employé de l’organisme et de déterminer leurs conditions de travail et leurs tâches ;
2. Créer un ou des comités permanents ou ad hoc et d’en déterminer le mandat ;
3. Nommer des administrateurs supplémentaires pour un mandat qui expirera au plus tard à la clôture de l'assemblée annuelle suivante. Le nombre total des administrateurs ainsi nommés ne peut excéder le tiers du nombre des membres élus du Conseil ;
4. Faire des emprunts de deniers sur le crédit de l’organisme pour une valeur n’excédant pas $50,000 ;
5. Hypothéquer les immeubles et les meubles ou autrement frapper d’une quelconque charge les biens meubles de l’organisme pour une valeur excédant $50,000 ;

 

La valeur totale des emprunts et charges de l’organisme ne doit jamais excéder 25% de la valeur foncière des immeubles de l’organisme.

 5.2 Composition

 Le Conseil est composé de dix personnes qui sont toutes des membres actifs. Ce nombre peut être modifié conformément à la Loi et par décision du Conseil.Au sein du Conseil, les titulaires de charge de l’organisme sont les personnes assumant la présidence du Conseil, la vice-présidence, le secrétariat et la trésorerie.

   a.  Présidence du Conseil – Le Président cumule les fonctions de présidence du Conseil et celles de directeur général de l’organisme. En outre, il :

• Voit à la conduite et la bonne marche des affaires de l’organisme
• S’assure que les décisions des assemblées et du Conseil soient mises en œuvre
• Préside les assemblées et les réunions du Conseil et voit à l'application des règlements
• Représente officiellement l’organisme

    b. Vice-présidence du Conseil – Le Vice-président remplace le Président du Conseil dans toutes ses fonctions lors de son absence ou de son incapacité d’agir.  En outre, il :

• Assiste le Président du Conseil dans ses fonctions selon les directives du Conseil
• Remplit toutes les fonctions qui découlent de sa charge et celles que lui confie la présidence du Conseil ou le Conseil

   c. Secrétariat – Le Secrétaire s’assure de la conservation de tous les documents officiels de l’organisme. En outre, il : 

• S’assure de la convocation des assemblées et réunions conformément aux présents règlements
• S’assure de la rédaction et de l’approbation des procès-verbaux des réunions du Conseil et des assemblées et les signe conjointement avec la personne qui les préside
• S’assure de l’expédition de toute correspondance officielle, gardant copie de toutes lettres expédiées
• S’assure de la tenue à jour de la liste des membres de l’organisme ;
• Accomplit toute autre tâche connexe que lui confie la présidence du Conseil ou le Conseil

   d. Trésorerie – Le Trésorier s’assure de la planification financière, des rapports financiers et de la comptabilité de l’organisme et accomplit toute autre tâche connexe que lui confie la présidence du Conseil ou le Conseil.

 En plus des quatre (4) titulaires de charge, le président précédent agit en tant que membre « ex officio » sans droit de vote.

 Six (6) directeurs sont aussi membres du Conseil. Chacun d’eux doit assister à toutes ses réunions et aux assemblées des membres. Leurs fonctions et leurs pouvoirs sont déterminés en fonction de leur mandat ou des exigences du Conseil. Les directeurs auront à diriger un ou plusieurs comités (par ex. coordination des ligues; entretien (immeuble et glace); membre et recrutement; activités sociales; tournois; financement, projets et subventions; etc.) qui leurs seront assignés annuellement. Les directeurs seront responsables de la gestion et de la réalisation du mandat de leur(s) comité(s) ainsi que de recruter des membres pour y participer.

 Sous réserve de la Loi, le Conseil peut modifier, accroitre ou limiter les fonctions et les pouvoirs de ses membres. Le Conseil doit aussi s’assurer que les objectifs de chacun des comités soient bien compris par le directeur responsable.

 5.2.2 Élection et durée du mandat

 Il y a élection des titulaires de charge et des directeurs lorsque leur mandat vient à échéance, à l'occasion de l’assemblée annuelle.

Outre les titulaires de charges, le Conseil doit, à sa première réunion suivant l’assemblée annuelle, et par la suite lorsque les circonstances l'exigent, assigner les postes aux autres membres élus du Conseil.

La durée des mandats des postes éligibles est de trois (3) ans.  Les membres peuvent se représenter au terme de leur mandat.

 5.2.3 Vacance

 S'il existe une vacance après l’assemblée annuelle ou au cours de l’année, le Conseil peut nommer un autre membre qu'il choisira parmi les membres actifs de l'organisme afin de combler cette vacance pour le reste du terme.

 5.2.4 Démission et Révocation

 En tout temps, un membre du Conseil peut remettre sa démission. Son avis de démission doit être remis par écrit au Secrétaire et entre en vigueur à la date indiquée dudit avis.
De plus, un membre élu au Conseil peut être révoqué pour mauvaise conduite ou par suite d’absences répétées aux réunions par consensus des autres membres du Conseil ou par résolution des membres lors de l’assemblée annuelle ou d’une assemblée extraordinaire.

 5.2.5 Rémunération

 Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés. Ils ont cependant le droit d’obtenir compensation pour les dépenses qu'ils encourent dans l'exercice de leurs fonctions selon les normes déterminées à cet égard par le Conseil.

 5.3 Réunions du Conseil

 Le Conseil doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de l’organisme.

 Le Secrétaire s’assure que tous les avis de convocation sont acheminés aux membres du Conseil. Le Président, en consultation avec les autres membres du Conseil, fixe les dates des réunions. Si le Président néglige ce devoir, la majorité des membres du Conseil peut, sur réquisition écrite au Secrétaire, convoquer une réunion du Conseil à la date, heure, et endroit convenu et établir l’ordre du jour pour cette réunion.

 5.3.1 Convocation des réunions

 Les réunions du Conseil peuvent être convoquées par son président, son vice-président ou par deux (2) de ses membres à n'importe quel moment. Toutefois, la première réunion suivant la constitution de l'organisme peut être convoquée par n'importe quel membre du Conseil.
Les avis de convocation précisant la date, l’heure et le lieu des réunion du Conseil peuvent être écrit ou verbal; et sauf exception, doivent être transmis à chaque membre du Conseil au plus tard sept (7) jours avant la date prévue par tout moyen jugé pertinent par le Conseil. 
Si tous les membres du Conseil sont réunis, ils peuvent, s'ils sont d'accord, décréter qu'il y a réunion officielle et alors l'avis de convocation n'est pas nécessaire. Tous les membres doivent signer une renonciation à cet effet afin d’éviter des doutes sur la valeur de cette réunion.

 5.3.2 Réunions ordinaires

 Le Conseil peut désigner à l’avance les journées pour la tenue de ses réunions ordinaires. Une copie de toute résolution du conseil fixant l'heure et le lieu des réunions ordinaires du Conseil sera envoyée à chaque membre du Conseil suite à son adoption. 

 5.3.3 Quorum

 La majorité des membres du Conseil forme quorum. 

 5.3.4 Vote

 Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents.
 La voix du président du Conseil est prépondérante en cas d’égalité des votes.

 5.3.5 Participation à l’aide de technologies de communication

 Un membre du Conseil peut, avec le consentement de tous les autres membres du Conseil, participer à une assemblée du Conseil à l'aide de technologies de communication, dont la conférence téléphonique ou vidéoconférence.  Ce membre du conseil est en pareil cas réputé assister à la réunion. 

5.3.6 Résolution tenant lieu de réunion

 Les résolutions écrites qui sont adoptées unanimement et signées par tous les membres du Conseil habiles à voter sur ces dernières lors des réunions du Conseil ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces réunions. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux des délibérations du Conseil.

Article 6 – Services financiers

 L’organisme peut recevoir des revenus de toutes sources approuvées par le Conseil.
Toutes les recettes, de quelque source qu'elles proviennent, sont versées aux fonds de l’organisme dans un compte dans une ou des institutions financières choisies par le Conseil pour être employées à payer les sommes autorisées et approuvées par celui-ci.

 6.1  Opérations bancaires

 Les opérations bancaires de l'organisme sont effectuées dans une banque, une société de fiducie ou une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada et désignée, nommée ou autorisée par résolution du Conseil. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou plusieurs titulaires de charge ou d'autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du Conseil.

 6.2 Paiement

 Tous les paiements sont effectués par chèques ou par versements électroniques.  Tous les paiements par chèques ainsi que les paiements électroniques doivent être autorisés par deux des quatre titulaires de charge à savoir le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.

 6.3 Emprunt

 Les emprunts d'argent sur le crédit de l’organisme, y compris les emprunts bancaires, pourront être autorisés seulement par le Conseil, conformément au règlement général d’emprunt consigné à l’article 5.1 sur les compétences du Conseil.

 6.4 Engagement

 Il est entendu qu'aucune personne ne doit prendre d'engagement de quelque nature que ce soit ou encourir des obligations ou responsabilités liant l’organisme sans qu'au préalable, elle n'ait obtenu l'autorisation écrite du Conseil sauf si elle agit à l’intérieur de ses fonctions et attributions.

 6.5 Année financière

 L’année financière se termine le 30 avril de chaque année.

 6.6 Examinateur

 Lors de l’assemblée générale annuelle, une (1) personne membre de l’organisation excluant un membre du CA, soit nommée à titre de représentant des membres pour examiner les comptes de l’organisme dans les deux mois suivant la fin de l’année financière de l’organisation afin présenter ses observations à l’AGA.

 6.7. États financiers annuels

 Une copie des états financiers annuels et autres documents mentionnés dans la Loi, peuvent être obtenus au siège social de l'organisme et tout membre peut, sur demande, en recevoir une copie sans frais.

L’organisme opte pour des états financiers annuels avec ‘Mission de compilation’ fait par un professionnel externe à moins qu’une LOI ou qu’un ORGANISME demande formellement une mission de validation différente.

Le CA recommande à l’assemblée des membres le choix du professionnel externe pour préparer les états financiers.

Les documents de l’organisation sont présentés au professionnel externe dans les quatre mois suivant la fin de l’année financière de l’organisation afin de préparer les états financiers annuels.

Les états financiers annuels sont adoptés par le CA.

Lors de l’assemblée générale annuelle, les états financiers annuels sont présentés pour adoption par les membres.

  6.8 Tenue des livres et facturation

 L’organisme tiendra les livres comptables en conformité avec la pratique comptable des personnes morales à but non lucratif et ces livres, de même que tous les autres registres et documents de l’organisme, peuvent être examinés en tout temps par les membres du Conseil et les personnes autorisées par celui-ci.

Article 7 – Autres Dispositions 

 7.1 Signature de documents

 Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de l'organisme ne peuvent être signés que par les titulaires de charge désignés par résolution du Conseil. Ceux-ci peuvent apposer le sceau de l'organisme, le cas échéant, sur ces documents en question et certifier qu'une copie d'un document, d'une résolution, d'un règlement administratif ou de tout autre document de l'organisme est conforme à l'original.

 7.2 Assurances

 Le Conseil doit prendre les mesures requises pour que l’organisme protège ses actifs et souscrive à une assurance couvrant la responsabilité publique et les dommages à la propriété, de même que toutes les assurances-responsabilité et autres nécessaires pour des montants suffisants afin de permettre la reprise de ses activités dans les plus brefs délais.

 Le Conseil doit aussi prendre les mesures requises pour protéger ses titulaires de charge en couvrant les frais d’une assurance responsabilité pour ceux-ci. 

 7.3 Règlement des différends

 Dans la mesure du possible, les différends entre membres de l'organisme sont résolus conformément au mécanisme de médiation ou d'arbitrage des présents règlements administratifs.

 7.3.1 Mécanisme de règlement des différends

 Afin d’éviter une action en justice, tout différend entre membres de l’organisme découlant des statuts, des règlements administratifs ou du fonctionnement de l'organisme ne pouvant être réglé dans le cadre de réunions entre les parties concernés, sera soumis au processus de médiation et d’arbitrage suivant:

1. Le différend est d'abord soumis à un médiateur nommé conjointement par chacun des parties.
2. Si la médiation ne permet pas de régler le différend entre les parties, ces dernières conviennent de le régler par arbitrage en le soumettant à un arbitre, qui ne doit pas être l'un des médiateurs susmentionnés. La décision de l'arbitre est finale et exécutoire et ne peut faire l'objet d'un appel sur une question de fait, une question de droit ou une question mixte de fait et de droit.
3. Tous les couts liés au médiateur désigné sont pris en charge à parts égales par les parties au différend. Tous les couts liés à l’arbitrage sont pris en charge par les parties, tels que déterminés par l’arbitre.

 7.4 Éthique et conflit d’intérêt

 Les membres actifs sont soumis à un code d’éthique élaboré et accepté par le Conseil.

En outre, les membres ne peuvent, pour leur compte ou celui d’un tiers, faire concurrence à l’organisme. Les membres doivent éviter de laisser croire au public que l’organisme cautionne leurs produits, services ou activités. Les membres doivent déclarer tout conflit d’intérêt qui pourrait résulter dans la gestion de leurs activités avec celles de l’organisme.

 7.5 Modifications aux présents règlements

 Le Conseil peut dans les limites permises par la Loi, amender les présents règlements administratifs, les abroger ou en adopter de nouveaux. Ces amendements, abrogations ou nouveaux règlements sont en vigueur dès leur adoption et ils le demeurent jusqu’à la prochaine assemblée annuelle ou extraordinaire des membres de l’organisme, où ils doivent être approuvés par résolution extraordinaire pour continuer d’être en vigueur.

 7.6 Invalidité d'une disposition du présent règlement administratif

 L'invalidité ou l'inapplicabilité d'une disposition des présents règlements administratifs ne touche en rien la validité ni l'applicabilité des autres dispositions de ces règlements administratifs.

 7.7 Omissions et erreurs

 La non-communication involontaire d'un avis à un membre, la non-réception d'un avis par l'un de ses destinataires lorsque l'organisation a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans un avis, d'une erreur qui n'influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l'avis en question ou autrement fondée sur cet avis.

 7.8 Perte totale

 Dans le contexte d’une perte totale due à un incendie, une inondation ou tout autre sinistre aillant causer des dommages irréparables aux infrastructures de l’organisme, l’objectif premier sera leur reconstruction suite à une étude de faisabilité considérant le contexte économique et les financements disponibles. Toute décision en ce sens devra être préalablement soumis au vote des membres lors d’une assemblée annuelle ou extraordinaire.

 7.9 Dissolution

 Au cas de liquidation de l’organisme ou de distribution de ses biens, ces derniers seront dévolus à une ou des organisations exerçant des activités analogues ou poursuivant des buts caritatifs sur le territoire de la Municipalité régionale de comté (MRC) d’Argenteuil. Toute décision au sujet de ou des organismes auxquelles sera dévolus les résidus de l’organisation devra être soumis préalablement au vote des membres lors d’une assemblée annuelle ou extraordinaire.

 Article 8 – Entrée en vigueur

 Sous réserve des questions qui nécessitent une résolution extraordinaire, les présents règlements administratifs entrent en vigueur dès leur adoption par le Conseil et révoquent tout règlement administratif précédent.

 

 

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Nathalie Rochette
Présidente du Conseil d’administration